วิธีการกำหนดตั้งค่าใช้งาน E-mail Alert เมนูใบสั่งซื้อ จะมีวิธีการกำหนดอย่างไร (สำหรับ WINSpeed Vers

วิธีการกำหนดตั้งค่าใช้งาน E-mail Alert เมนูใบสั่งซื้อ จะมีวิธีการกำหนดอย่างไร (สำหรับ WINSpeed Version 9.0 เป็นต้นไป)

มีขั้นตอนดังนี้
สำหรับการกำหนดค่า E-mail Alert สามารถใช้งานได้ที่โปรแกรม WINSpeed 9.0 มีขั้นตอนการกำหนดค่าในโปรแกรม WINSpeed ดังนี้
1.ติดตั้งตัว Setup Prosoft Email Service และกำหนดค่าของ e-mail ที่ต้องการใช้งาน

หมายเหตุ
1.จะต้องเปิด Prosoft Email Service และ Start เพื่อให้โปรแกรมสามารถทำงานในส่วนของการส่ง mail ได้
2.กรณีที่การส่ง mail ผิดพลาด เช่น ไม่มี Email ของผู้ที่มีสิทธิอนุมัติ เอกสารรายการนั้นๆ จะถือว่ายังไม่ถูกส่ง mail ไป เนื่องจากการส่ง mail นั้นๆ ถือว่ายังส่งไม่สำเร็จ
3.การส่ง mail จะส่งไป 1 mail ต่อ 1 รายการเอกสาร
2.กำหนดรหัสพนักงาน
กำหนดข้อมูล E-mail ของพนักงาน ที่หน้าจอ กำหนดรหัสพนักงาน เพื่อที่จะใช้ในการส่ง mail ไปยังผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารข้างต้น นั้นๆ ได้ถูกต้อง
2.1 เมนูกำหนดรหัสพนักงาน จะต้องกำหนดรหัสพนังาน ที่เป็น ผู้มีสิทธิ์อนุมัติเอกสาร และ พนักงานผู้จัดทำเอกสารก่อน
a: กำหนดรหัสพนักงาน “ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ” เอกสาร ด้วยการระบุตำแหน่งและกลุ่มพนักงานให้เรียบร้อย

b: กำหนดรหัสพนักงาน “ผู้มีสิทธิ์บันทึกรายการเอกสาร” เมนู ใบสั่งซื้อ
>ประเภทพนักงานเป็น “พนักงานปกติ” เท่านั้น เพราะว่ามีผลต่อการบันทึกรายการที่เมนูดังกล่าว
>กำหนด “หัวหน้าทีม” ด้วยรหัสพนักงานของ “ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ” เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารใบสั่งซื้อ
2.2 ส่วนช่อง E-mail : กำหนด e-mail ของผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสาร คือ Jirasak_Mgr@prosoft.co.th ดังภาพ

3.Approve Option
กำหนดผู้ที่มีสิทธิอนุมัติของแต่ละหน้าจอ เพื่อให้สามารถส่ง mail ไปยังผู้ที่มีสิทธิอนุมัตินั้นๆ
ระบบ Company Manger / CM Utility Manager / หน้าจอ Approve Option ที่ Tab Approve Authority
 Select Menu เลือกหน้าต่างที่ต้องการกำหนดคือ ใบสั่งซื้อ
 รหัสพนักงาน เลือก รหัสผู้มีอำนาจอนุมัติใบสั่งซื้อ

 Tab Auto Approve กำหนดที่ช่อง Automatic Approve ของ Module ใบสั่งซื้อ เป็น “No” เพื่อไม่ให้อนุมัติเอกสารหลังจากที่ save รายการใบสั่งซื้อแล้ว

4.บันทึก Transaction ที่เมนู ใบสั่งซื้อ
บันทึกรายการ Transaction ของหน้าจอที่จะมีผลต่อการอนุมัติ เช่น ใบสั่งซื้อ โดยช่อง ผู้สั่งซื้อ กำหนดรหัสพนักงานที่ได้กำหนดสิทธิ์บันทึกเมนูสั่งซื้อไว้ หลังจาก save โปรแกรมจะส่ง mail แจ้งเอกสารรอการอนุมัติให้

5.การทำงานในส่วนของการส่ง mail
โปรแกรม Prosoft Email Service จะทำการตรวจสอบหารายการเอกสารที่ยังไม่เคยส่ง mail และยังไม่ถูกอนุมัติ โดยจะส่งไปยัง Email ที่ได้กำหนดไว้ในส่วนของการกำหนดพนักงาน ที่ได้ทำการกำหนดสิทธิ Approve ของหน้าจอ Approve Option โดยรูปแบบและรายละเอียดที่ส่ง mail ไปจะมีรูปแบบ ดังนี้

หน้าแรก

การใช้งานโปรแกรม

Purchase Order