sale@onlinesoft.co.th
02-402-6117
,
081-359-6920
Menu
Home
Products
Sales Order - ระบบขาย
Purchase Order - ระบบจัดซื้อ
Accounts Receivable - ระบบบัญชีลูกหนี้
Accounts Payable - ระบบบัญชีเจ้าหนี้
Inventory Control - ระบบสินค้าคงเหลือ
General Ledger - ระบบบัญชีแยกประเภท
Financial Management - ระบบงบการเงิน
Budget Control - ระบบควบคุมงบประมาณ
Cheque and Bank - ระบบเช็คและธนาคาร
Import & Export - ระบบนำเข้าและส่งออกข้อมูล
Multi-Currency - ระบบอัตราแลกเปลี่ยนสกุล
Value Added Tax - ระบบภาษี
Audit & Internal Control - ระบบตรวจสอบและควบคุมภายใน
Fixed Assets - ระบบคำนวณค่าเสื่อมราคา
Payroll - ระบบคำนวณเงินเดือน
ESS ระบบลาออนไลน์
Services
จองอบรม Online
วีดีโอสอนการใช้งาน
คู่มือการใช้งาน
คำถามที่พบบ่อย FAQs
บริการ Maintenance
ข้อเสนอแนะโปรแกรม
Download Brochure
Partners
Partners สำหรับสำนักงานบัญชี
รายชื่อ Partners สำนักงานบัญชี
News
ข่าวสาร
บทความบัญชี
บทความบริหาร
About Us
เกี่ยวกับเรา
แนวคิดการบริหาร
Office Location
ร่วมงานกับเรา
นโยบายการรักษาข้อมูล
Contact Us
ทดลองใช้งาน
หน้าแรก
News
บทความบัญชี
วิธีจัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น 10 เท่า
วิธีจัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น 10 เท่า
ย้อนกลับ
หน้าแรก
News
บทความบัญชี
วิธีจัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น 10 เท่า
วิธีจัดแฟ้มเอกสารทางบัญชี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น 10 เท่า
ย้อนกลับ
แฟ้มเอกสารทางบัญชี คือ แฟ้มสำหรับเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับงานบัญชี ซึ่งมีความจำเป็นต่อกิจการเป็นอย่างมาก นักบัญชีมักจะต้องข้องเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้อยู่เสมอ
แฟ้มเหล่านี้จะเก็บรวบรวมและคัดแยกเอกสารไว้เป็นหมวดหมู่ ข้อดีของมัน คือ จะช่วยให้ง่ายต่อการลงบัญชี ง่ายต่อการค้นหา หยิบไปใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น บอกเลยว่าถ้าจัดเอกสารทางบัญชีตามแฟ้มเหล่านี้ไว้แล้ว จะทำงานได้ง่ายขึ้น 10 เท่าตัว
แฟ้มเอกสารทางบัญชีที่กิจการต้องมี แบ่งเป็น 10 แฟ้ม ดังนี้
- แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File)
- แฟ้มงานภาษี (Tax File)
- แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
- แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
- แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
- แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
- แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
- แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
ในแต่ละแฟ้มจะเก็บรวบรวมเอกสารที่แตกต่างกัน ข้อมูลอะไรบ้างที่ควรมีในแฟ้มเอกสารทางบัญชีเหล่านี้ เราลองไปดูรายละเอียดกันเลย
1. แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permanent File) ประกอบด้วย เป็นข้อมูลที่สำคัญ และไม่ได้มีมาบ่อยๆ เป็นข้อมูลที่ติดตัวกิจการตั้งแต่เปิดกิจการนั่นเอง ได้แก่
- หนังสือรับรอง
- เอกสารการจดทะเบียนบริษัท
- จดทะเบียนห้างหุ้นส่วน
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- รายงานการประชุมประจำปี
- แผนผังองค์กร (Organization Chart)
- งบการเงินของปีก่อน
- ภงด.50/51 ของปีก่อน ภพ.01, ภพ.09, ภพ.20
- สัญญาสำคัญต่าง ๆ
2. แฟ้มงานภาษี (Tax File)
เป็นแฟ้มที่เก็บแบบภาษีต่าง ๆ รวมทั้งแบบแนบ ไม่ว่าจะเป็น
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ
3. แฟ้มภาษีซื้อและภาษีขาย (Input Vat and Output Vat File)
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภงด. 1 ภงด. 3 ภงด. 53
- สำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT จะมี ภ.พ. 30
- รายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย
- ภงด.50 และ 51 ของปีปัจจุบัน
- รวมทั้งประกันสังคมและ กองทุนทดแทนต่าง ๆ
4. แฟ้มใบสำคัญรับ (Receipt Voucher Files)
ใบสำคัญรับ คือ เมื่อได้รับเงินจากการประกอบกิจการ จะมีใบสำคัญรับปะหน้าเอกสาร และแนบใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น แสดงว่ารับเงินมาจากรายการใด จำนวนเท่าใด บุคคลใดเป็นบุคคลที่รับเงิน บางครั้งฝ่ายบัญชีไม่ได้เป็นฝ่ายที่เก็บเงิน อาจเป็นฝ่ายอื่นๆของกิจการ เช่น ฝ่ายการเงิน ดังนั้น บุคคลที่รับเงิน ต้องเป็นคนเก็บรวบรวมให้ฝ่ายบัญชีและเซ็นรับรอง แล้วฝ่ายบัญชีจะนำเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกบัญชีนั่นเอง
5. แฟ้มรอรับเงิน (AR Files)
เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า เราจะให้ Credit term คือการบอกลูกค้าว่า เราให้บริการ ณ วันนี้ แต่คุณสามารถชำระเงินได้ภายใน 30 วัน หรือ 45 วัน เมื่อลูกค้าจ่ายชำระเงินหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้ หากสิ้นเดือน แต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน จะใช้เอกสารใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใส่ไว้ในแฟ้มรอรับเงิน เพราะสุดท้ายคือยอดลูกหนี้การค้าของกิจการ สามารถนำเอกสารไปวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้าต่อไปได้นั่นเอง
6. แฟ้มใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files)
ในส่วนของการจ่ายเงิน เอกสารที่ต้องมี คือ ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher Files) ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน เราควรจัดทำเอกสารนี้ระบุชื่อ ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบก่อนชำระเงิน ใบสำคัญจ่าย เป็นหลักฐานภายในกิจการ ที่มีขั้นตอนการอนุมัติเป็นลำดับขั้น โดยมีเอกสารประกอบเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี เพื่อง่ายต่อการบันทึกบัญชี โดยในแฟ้มใบสำคัญจ่ายควรรันเลขที่พร้อมวันที่ไว้ด้วย เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบต่อไป
7. แฟ้มรอจ่ายเงิน (AP Files)
เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการจากเจ้าหนี้ แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน จะได้รับใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้า โดยแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ซื้อ และแจ้งว่าต้องชำระเงินเมื่อใด การมีแฟ้มเก็บเอกสารเหล่านี้ จะทำให้เราสามารถตรวจสอบหนี้ค้างชำระ และดูว่าควรจะตั้งเป็น AP ตอนปลายงวดหรือไม่
8. แฟ้มใบสำคัญทั่วไป (Journal Voucher)
การปรับปรุงบัญชีต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับแฟ้มที่กล่าวมาแล้วนั้น เช่น ปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม การคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือการแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ โดยเอกสาร คือ Journal Voucher ควรรวบรวมเก็บไว้ในแฟ้มนี้ โดยแยกเป็นรายเดือน ให้เป็นระเบียบ
9. แฟ้มกระดาษทำการและงบการเงิน
การปิดงบการเงิน จะมีเอกสารประเภทกระดาษทำการประกอบงบการเงิน เช่น งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และ Bank Statement รายงานอายุลูกหนี้การค้า (AR Aging Report) รายงานสินค้าคงเหลือ ทะเบียนทรัพย์สิน หรือ รายงานเจ้าหนี้การค้า (AP Report) เป็นต้นการเก็บรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มเดียวกัน จะทำให้การจัดทำงบการเงินของกิจการง่ายขึ้น
10. แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)
แฟ้มนี้มีความสำคัญต่อผู้ทำบัญชีมี วัตถุประสงค์ของแฟ้มนี้ คือ มีไว้สำหรับเก็บข้อมูลติดต่อประสานงานกับลูกค้าเช่น หนังสือรับงานทำบัญชี หรือบันทึกข้อความการติดต่อลูกค้า อีเมลล์ต่างๆ รวมถึงปฏิทินการรับเอกสารและการรับเงินของลูกค้าแต่ละราย หากสามารถรวบรวมไว้ในแฟ้มเดียวกันได้ จะสะดวกต่อการค้นหาเพื่อความรวดเร็วในการดำเนินงาน
การเก็บรวบรวมข้อมูล คัดแยกเอกสารตามหมวดหมู่ นอกจากจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง ยังส่งผลต่อไปยังการดำเนินงานกิจการที่ราบรื่นยิ่งขึ้น สำหรับการเก็บรวบรวมเอกสารแยกตามหมวดหมู่ข้างต้น เป็นเพียงข้อแนะนำ และแนวทางในการปฏิบัติงานเท่านั้น แต่ในการทำงานจริง ควรปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับกิจการของตนเองต่อไป
ที่มา : thaicpdathome.com
เลือกซื้อ Software บัญชี สำหรับสำนักงานบัญชี Click
เอกสารทางบัญชี
นักบัญชี
งบการเงิน
สำนักงานบัญชี
27631
ผู้เข้าชม
บทความที่เกี่ยวข้อง
ตรายางบริษัท คืออะไร? และควรคำนึงถึงอะไรในการทำตรายาง?
ตรายางบริษัท คืออะไร? และควรคำนึงถึงอะไรในการทำตรายาง?
ตรายางบริษัท เป็นเครื่องมือทางธุรกิจอย่างหนึ่ง ประกอบไปด้วยโลโก้บริษัท หรืออาจใส่ชื่อบริษัทเข้าไปด้วยก็ได้ ตรายางบริษัทต้องสั่งทำเป็นพิเศษ เพื่อใช้สำหรับเป็นตัวแทนบริษัท หรือองค์กร ในการรับรองเอกสาร การทำธุรกรรม และทำนิติกรรมต่างๆ โดยเฉพาะ
ประมาณการหนี้สินและหนี้สินที่อาจเกิดขึ้น
ประมาณการหนี้สินและหนี้สินที่อาจเกิดขึ้น
ความรู้เกี่ยวกับหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นได้ในทางบัญชี
ลูกหนี้ไม่ชำระค่าสินค้าจะทำอย่างไร
ลูกหนี้ไม่ชำระค่าสินค้าจะทำอย่างไร
ลูกหนี้ไม่ชำระค่าสินค้าจะทำอย่างไรประเด็นปัญหาลูกหนี้ไม่จ่ายค่าสินค้า และมาตรการแก้ไขเฉพาะหน้า
ควรเปลี่ยนธุรกิจจากบุคคลธรรมดาเป็นนิติบุคคลเมื่อไหร่
ควรเปลี่ยนธุรกิจจากบุคคลธรรมดาเป็นนิติบุคคลเมื่อไหร่
การจะเข้าสู่วงจรการทำธุรกิจ เราควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ “บุคคลธรรมดา” หรือ “นิติบุคคล” เพราะ 2 รูปแบบนี้มีความต่างกันทั้งในเรื่องข้อดี ข้อเสีย รวมถึงการจัดทำบัญชี และภาษี ที่ต้องดำเนินการให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะตัดสินใจเลือกดำเนินธุรกิจในรูปแบบใด ควรศึกษาข้อมูลเหล่านี้ให้ดีก่อน
สินค้าค้างสต๊อก (Dead Stock) คืออะไร มีวิธีการจัดการอย่างไร
สินค้าค้างสต๊อก (Dead Stock) คืออะไร มีวิธีการจัดการอย่างไร
สินค้าค้างสต๊อก (Dead Stock) ถือเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งในการบริหารธุรกิจ เพราะเมื่อธุรกิจมีการสต๊อกสินค้า หมายถึง การมีต้นทุนหรือการที่ธุรกิจต้องจ่ายเงินออกไป เมื่อสินค้าขายไม่ออกกลายเป็นสินค้าคงค้างเป็นเวลานาน จากต้นทุนก็อาจกลายมาเป็นค่าใช้จ่ายเพราะไม่สามารถขายคืนทุนได้ การบริหาร หรือการจัดการสินค้าคงค้างให้มีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญนั่นเอง
งบเปล่าและการปิดงบเปล่า
งบเปล่าและการปิดงบเปล่า
งบเปล่า คืองบการเงินของธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แต่ไม่ได้ดำเนินกิจการ ไม่มีรายได้และค่าใช้จ่ายใดๆ ไม่มีการซื้อขาย ซึ่งถ้าตลอดปีงบการเงินไม่มีการเคลื่อนไหวเลย ผู้ประกอบการก็ยังต้องมีหน้าที่ปิดงบการเงินส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรประจำทุกปี หรือเรียกว่าการปิดงบเปล่าส่ง
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี
By SoGoodWeb.com