ขั้นตอนการสร้างเอกสารใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคา (Quotation)
การนำเสนอรายการสินค้าของกิจการ ที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า พร้อมแจ้งราคาสินค้า และเงื่อนไขในการให้บริการต่างๆ เพื่อให้ลูกค้ารู้ถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นจากการซื้อสินค้า หรือบริการในครั้งนั้นๆ เอกสารใบเสนอราคาจะต้องมีข้อมูลสำคัญที่ต้องคำนึงถึง ได้แก่ ข้อมูลของลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลการขายและเงื่อนไขการชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ซึ่งผู้ใช้สามารถอ้างอิงเอกสารใบเสนอราคาไปที่เมนูใบสั่งขายได้ทันที ในกรณีที่ลูกค้าตกลงที่จะสั่งซื้อสินค้า
คุณสมบัติ
- สามารถอ้างอิงเอกสารโอกาสทางการขาย เพื่อสร้างเอกสารใบเสนอราคาได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาในการบันทึกข้อมูลทั้งหมดใหม่อีกครั้ง
- สามารถอ้างอิงเอกสารใบเสนอราคา เพื่อสร้างเอกสารใบสั่งขายได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาในการบันทึกข้อมูลทั้งหมดใหม่อีกครั้ง
- สามารถกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร (Running No.) ตามที่ต้องการ
- สามารถส่งเอกสารใบเสนอราคาให้ผู้บริหารทำการตรวจสอบ ก่อนอนุมัติเอกสารได้
- สามารถจำแนกเอกสารใบเสนอราคาตาม Cost Center หรือ Internal Order
- สามารถคัดลอก (Copy) เอกสารใบเสนอราคาเดิมที่เคยส่งให้กับลูกค้ารายอื่นมาใช้งานได้ เพียงแก้ไขข้อมูลลูกค้า และรายละเอียดบางส่วนได้ เพื่อช่วยลดระยะเวลาในการสร้างเอกสารใบเสนอราคาใบใหม่
รูปแบบฟอร์มเอกสาร
รูปแบบฟอร์มเอกสารใบเสนอราคาจะต้องแสดงรายละเอียดข้อมูลผู้ขาย, ข้อมูลผู้ซื้อ, เลขที่เอกสาร, วันที่เอกสาร, เงื่อนไขการสั่งขาย, รายละเอียดรายการสินค้า, จำนวนเงินรวม, ภาษีขาย, ลายเซ็นผู้อนุมัติ – ผู้รับผิดชอบ และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน
รายงานที่เกี่ยวข้อง
- รายงานใบเสนอราคา คือ รายงานที่แสดงรายละเอียดเอกสารใบเสนอราคาที่มีการบันทึกข้อมูลทั้งหมด โดยในรายงานใบเสนอราคาจะแสดงวันที่เอกสาร, เลขที่เอกสาร, สถานะเอกสาร, ชื่อลูกค้า, รายการสินค้า, จำนวนสินค้า, จำนวนเงิน หรือภาษีขาย เป็นต้น ซึ่งมีรูปแบบการแสดงรายงานทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ รูปแบบแจกแจง และรูปแบบสรุป
