ปัจจุบันนี้ ด้วยเทคโนโลยีทีกว้างไกล ทำให้มีการพัฒนา ซอฟต์แวร์ด้านบัญชีที่ได้รับการพัฒนาให้ตอบโจทย์การใช้งานของผู้ใช้ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะงานด้านบัญชีที่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ด้านบัญชีที่ดีที่สุด และซอฟต์แวร์บัญชี ราคาดี ก็เป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงด้วย เพื่อนำมาเป็นตัวช่วย เพื่อให้งานบัญชีที่เป็นหัวใจหลักของการทำงานขององค์กรให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
ในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีนั้น มีหลักการการเลือกไม่มากและก็ไม่น้อย เพื่อตอบโจทย์การทำงานในธุรกิจ SMEs ของผู้ใช้ให้ได้มากที่สุด ลดขยะในการทำงานและลดการเกิดความผิดพลาดในระบบการทำงาน และสามารถทวนสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยหลักการในการคัดเลือกนั่นเราจำเป็นต้องคำนึงถึงรายการต่อไปนี้
1.ขนาดขององค์กร
ขนาดขององค์กรนั้นจำเป็นจะต้องนำมาพิจารณาในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่จะนำมาใช้ในการบริหารจัดการงานเป็นอย่างยิ่ง เพราะว่าหากเรามีระบบซอฟต์แวร์บัญชีที่ซับซ้อน แต่กลับไม่เหมาะกับขนาดขององค์กรที่ยังต้องการเดินงานแบบง่ายๆ ไม่ยุ่งยาก ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟแวร์ที่ซับซ้อนแต่อย่างใด
2.ความต้องการขององค์กร
ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์การบัญชี จำเป็นต้องตรวจสอบความต้องการของผู้ใช้ในองค์กรเสียก่อนว่าต้องการให้ซอฟต์แวร์ช่วยในด้านไหนบ้าง เพื่อจะได้ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานขององค์กรให้ได้มากที่สุด
3.เปรียบเทียบราคาซอฟต์แวร์บัญชีก่อนเสมอ
อย่าลืมเปรียบเทียบราคาของซอฟต์แวร์บัญชีที่สนใจหลายๆ เจ้า เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุดและคุ้มค่ากับการนำมาทำงานมากที่สุด
4.ปรึกษากับคนในองค์กรเสมอ
ก่อนการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่จะมาใช้ในองค์กร อย่าลืมว่าถึงแม้จะเป็นซอฟต์แวร์สำหรับบัญชี แต่ก็ไม่ใช่เพียงแค่แผนกบัญชีแผนกเดียวเท่านั่นที่จะต้องใช้ซอฟต์แวร์นี้ จึงจำเป็นต้องปรึกษาคนทำงานในองค์กรหลายๆ ภาคส่วนเสียก่อนว่าซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีความจำเป็นมากน้อยเพียงใด
5.มีการจัดสอนการใช้ซอฟต์แวร์
ในการเลือกซอฟต์แวร์นั่น แม้จะผ่านการสอบถามความต้องการของคนในองค์กรที่อยากจะใช้โปรแกรมมาแล้วมากน้อยเพียงใด แต่เราก็จำเป็นต้องจัดการสอนเพื่อแนะนำวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์ก่อนด้วยเช่นกัน เพื่อให้ได้การทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด
6.ทดสอบการทำงานของซอฟต์แวร์ควบคู่กับซอฟแวร์เดิม (ถ้ามี) Demo Software ก่อนใช้งานจริง
บ่อยครั้งที่เราพบว่าเมื่อมีการเปลี่ยนซอฟต์แวร์แล้ว จะเกิดความติดขัดในการทำงานช่วงแรกๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการติดขัดดังกล่าว เราจึงควรใช้ทั้งสองซอฟต์แวร์ควบคู่ไปก่อน เผื่อซอฟต์แวร์ใดติดปัญหา จะได้ไม่ติดปัญหาและหาทางแก้ไขต่อไปโดยไม่ทำให้การทำงานเกิดปัญหา
7.หากเกิดปัญหาใด ให้แจ้งเจ้าหน้าที่ทันที
ในช่วงเริ่มต้นของการทำงานโปรแกรม เราอาจจะพบว่ามีปัญหาในด้านการทำงานเกิดขึ้นได้ ดังนั้นจึงไม่ควรรีรอที่จะแจ้งเจ้าหน้าที่ดูแลซอฟต์แวร์ให้ทราบว่าเกิดปัญหา จะได้แก้ไขให้ทันท่วงที
8.เปรียบเทียบถึงความจำเป็นในการใช้ซอฟต์แวร์
บางองค์กรอาจจะยังไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานเต็มรูปแบบก็ได้ ดังนั้นหากซื้อซอฟต์แวร์มาก็อาจจะเป็นการเสียเงินโดยใช่เหตุได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องไตร่ตรองให้ดีเสียก่อนว่าองค์กรของท่านเหมาะกับการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือไม่
9.ลองคุยกับ Agency ดูก่อนที่ตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์
แน่นอนว่าการบริการนั่นเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะการตกลงซื้อขายซอฟต์แวร์บัญชี ดังนั้นจึงจำเป็นต้องติดต่อประสานงานกับ Agency ที่ประสานงานการซื้อขายซอฟต์แวร์ก่อนการตัดสินใจและต้องมีความสบายใจในการประสานงานส่วนหนึ่งด้วย เพื่อคำนึงกับบริการหลังการขาย
10.ตรวจสอบว่าซ้ำซ้อนกับซอฟต์แวร์เดิมหรือไม่ (ถ้ามี)
แน่นอนว่าในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีนั้น ถ้าทางองค์กรมีซอฟต์แวร์บัญชีเดิมอยู่แล้วและมีความต้องการที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ใหม่ หากซอฟแวร์บัญชีใหม่มีการทำงานที่ไม่สามารถตอบโจทย์การทำงานได้มากขึ้นเท่าไหร่ ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเสียเงินให้กับซอฟต์แวร์ใหม่
หลังจากที่ไตร่ตรองดูแล้ว หากยังมีความต้องการที่จะซื้อซอฟต์แวร์บัญชีใหม่อีกละก็ เรามาดูกันดีกว่าว่ามีซอฟต์แวร์ไหนที่น่าสนใจและน่าจับตามองบ้าง
