ขั้นตอนการสร้างเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
เอกสารที่ผู้ซื้อเป็นผู้จัดทำขึ้น เพื่อต้องการแสดงรายละเอียดสินค้า หรือบริการ ที่ผู้ซื้อต้องการสั่งซื้อจากผู้ขาย และเมื่อทั้ง 2 ฝ่ายตกลงกันเรียบร้อยแล้ว ผู้ขายสามารถอ้างอิงเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อ ไปจัดทำเอกสารใบสั่งขาย, ขายเชื่อ และขายสดได้ทันที
คุณสมบัติ
- สามารถอ้างอิงเอกสารใบสั่งซื้อ เพื่อนำไปบันทึกเอกสารซื้อเชื่อ หรือซื้อสด
- สามารถกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร (Running No.) ตามที่ต้องการ
- สามารถส่งเอกสารใบสั่งซื้อให้ผู้บริหารทำการตรวจสอบ ก่อนอนุมัติเอกสารได้
- สามารถจำแนกเอกสารใบสั่งซื้อตาม Cost Center หรือ Internal Order
- สามารถคัดลอกเอกสารใบสั่งซื้อเก่า เพื่อจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อลักษณะใกล้เคียงกันได้
- สามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์ม และรายงานใบสั่งซื้อจากระบบได้
รูปแบบฟอร์มเอกสาร
รูปแบบฟอร์มเอกสารใบสั่งซื้อจะต้องแสดงรายละเอียดข้อมูลผู้สั่งซื้อ, ข้อมูลผู้ขาย, เลขที่เอกสาร, วันที่เอกสาร, เงื่อนไขการสั่งซื้อ, รายละเอียดรายการสินค้า, จำนวนเงินรวม, ภาษีซื้อ, ลายเซ็นผู้รับผิดชอบ และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน
รายงานที่เกี่ยวข้อง
- รายงานใบสั่งซื้อ คือ รายงานที่แสดงรายละเอียดเอกสารใบสั่งซื้อที่มีการบันทึกข้อมูลทั้งหมด โดยในรายงานใบสั่งซื้อจะแสดงวันที่เอกสาร, เลขที่เอกสาร, ชื่อผู้ขาย, รายการสินค้า, จำนวนสินค้า, จำนวนเงิน หรือภาษีซื้อ เป็นต้น ซึ่งมีรูปแบบการแสดงรายงานทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ รูปแบบแจกแจง และรูปแบบสรุป
- รายงานสินค้าค้างรับ คือ รายงานที่แสดงรายละเอียดเอกสารใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้อ้างอิงเปิดเอกสารซื้อเชื่อ หรือสดซื้อเต็มจำนวน โดยในรายงานสินค้าค้างรับจะแสดงวันที่กำหนดส่ง, วันที่เอกสาร, เลขที่เอกสาร, ชื่อผู้ขาย, รายการสินค้า, จำนวนสินค้า, จำนวนเงิน หรือภาษีซื้อ เป็นต้น ซึ่งมีรูปแบบการแสดงรายงานทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ รูปแบบแจกแจง และรูปแบบสรุป
