การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี

การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี


บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับภาษีสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น


การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้

ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่งเช่น ที่โรงงานยาสูบ และองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุด และการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้ง และต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัด เพียงไม่กี่วันหลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมาย และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย

ในการค้าขายนั้น อาจถือได้ว่า ใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าช่วยให้การทำงานด้านนี้สะดวก ถูกต้อง สิ้นเปลืองเวลาและพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้น เพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้า วิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไป การวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าวมีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงาน และเวลามากมาย ใบกำกับสินค้าซึ่งพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์

ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ต้องระบุว่า ส่งสินค้าอะไร ไปให้ลูกค้ารายใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วย การทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่ อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่ อย่างไร ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า

ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า นอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขาย ซึ่งลดราคามากเกินไป จนทำให้ได้กำไนน้อย หรือขาดทุน

การทำบัญชีลูกหนี้ จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่า ในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมากแล้วเท่าใด ได้ทราบสถานะของธุรกิจว่า มีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนาน ก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป



ทความโดย : kanchanapisek.or.th
 637
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

การปิดงบการเงินแบบ normal อาจจะเป็นเรื่องไม่ normal อีกต่อไป ตั้งแต่มี Covid-19 เข้ามา แทบจะทุกธุรกิจได้รับผลกระทบจากโควิด เริ่มตั้งแต่ธุรกิจต้นน้ำไปจนถึงปลายน้ำ และแน่นอนว่าผลกระทบเหล่านี้ย่อมต้องสะท้อนออกมาในงบการเงินอย่างถูกต้องและเหมาะสมเช่นกัน ก่อนจะปิดบัญชีปีนี้มีจุดเสี่ยงสำคัญอะไรในงบการเงินบ้างที่นักบัญชีต้องเรียนรู้ เราขออาสาพาทุกท่านมาทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กันเลย ในบทความนี้ค่ะ
ครม. เห็นชอบปรับปรุงหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขของการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลทั่วไป และของสถาบันการเงิน เพื่อช่วยเหลือลูกหนี้และสอดคล้องกับสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบัน
สำหรับหลักการบัญชีคู่นั้นหมายถึงการบันทึกรายการบัญชีทั้งสองด้าน ด้วยการเดบิตและเครดิตอย่างน้อยสองบัญชีขึ้นไป ด้วยการนำสมการบัญชีมาใช้ด้วยการลงทั้งสองด้านนั้นจะต้องมียอดเท่ากัน แต่ไม่จำเป็นที่จะต้องมีจำนวนบัญชีที่เท่ากัน
ต้นทุนผันแปร และต้นทุนคงที่คำว่า “คงที่” (Fixed) และ “ผันแปร” (Variable) ใช้เพื่ออธิบายว่าต้นทุนจะผันแปรไปอย่างไร เมื่อกิจกรรมเปลี่ยนแปลงไปต้นทุนผันแปร  เป็นต้นทุนซึ่งมีจำนวนรวมที่ผันแปรไปเป็นสัดส่วนโดยตรงกับการเปลี่ยนแปลงของกิจกรรม ปริมาณกิจกรรมดังกล่าวได้แก่ หน่วยของสินค้าที่ผลิตขาย ชั่วโมงแรงงาน ชั่วโมงเครื่องจักร ตัวอย่างของต้นทุนผันแปร ได้แก่ วัตถุดิบทางตรง ค่าแรงงานทางตรง วัสดุสิ้นเปลือง เป็นต้น
เอาแบบนี้ก่อนดีกว่า ถ้าเริ่มจากคำถามว่า ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารแบบไหนแบบไม่เสียภาษี พรี่หนอมอยากให้จำง่ายๆ ก่อนเลย 3 ตัว คือ ดอกเบี้ยที่เป็นเผื่อเรียกของธนาคารออมสิน กับ  ดอกเบี้ยออมทรัพย์ของธ.ก.ส. และอีกตัวคือดอกเบี้ยออมทรัพย์ของสหกรณ์
“ที่ปรึกษาด้านบัญชีและภาษี” คือ ผู้ที่มีหน้าที่วางแผนและให้คำปรึกษาทางด้านบัญชีการเงินและกฎหมายภาษีให้กับองค์กร ทั้งกฎหมายภาษีตามประมวลรัษฎากรและการยื่นภาษีอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เพื่อลดความเสี่ยงทางภาษีในการถูกประเมินเบี้ยปรับและเงินเพิ่มหรือเพื่อการประหยัดภาษีของธุรกิจ

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์