ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)

ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)

                เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย)  เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย  สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก 

                ระบบควบคุมภายในที่ดี  กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย  แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ  และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น  และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เหตุผลเพราะ

                1.  กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมากๆ

                2.  การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น

                3.  กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น 

                4.  สามารถตรวจสอบได้  และใช้เป็นหลักฐานได้

                โดยทั่วไปการใช้ระบบเงินสดย่อยและกำหนดไว้แน่นอน  ระบบนี้จะกำหนดจำนวนเงินสดไว้จำนวนหนึ่ง  เมื่อใช้เงินไปเท่าใด  ก็จะมีการเบิกเงินมาเพิ่มเติมตามจำนวนที่จ่ายไปนั้น  เพื่อให้มีจำนวนเงินสดย่อยเท่ากับวงเงินที่กำหนดไว้  ดังนั้นการตรวจสอบเงินสดย่อยที่ใช้ระบบนี้ทำได้อย่างรวดเร็ว  โดยการรวมจำนวนเงินที่จ่ายไป  และยังไม่ได้เบิกเงินมาชดเชย  ซึ่งสามารถทราบได้จากใบเบิกเงินสดย่อยที่มีอยู่  และเอกสารประกอบการเบิก (ใบเสร็จรับเงิน,ใบกำกับภาษี,บิลเงินสด,บัตรประชาชนผู้ขาย(กรณีไม่มีบิล) กับเงินสดที่เหลืออยู่ในมือจะต้องเท่ากับยอดหรือวงเงินสดย่อยนั้น  หากไม่เท่ากันก็แสดงว่าอาจมีข้อผิดพลาด


การจัดระบบเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงินสดย่อย)  และกำหนดวงเงินสดย่อยที่มีจำนวนเหมาะสมไว้อย่างแน่นอน

2. การเบิกเงินสดย่อยทุกครั้ง  ผู้เบิกเงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดย่อย)

3. ทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อยต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว”  ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกอีก  และให้ผู้เบิกเงินเซ็นชื่อไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยด้วย

4. ต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงินอื่น  โดยเฉพาะเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อยและต้องกำหนดวิธีปฏิบัติให้ทราบทั่วกัน

5. ทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชย  ต้องจัดทำใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อยโดยแนบใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง

6. ต้องจัดให้มีการติดตามทวงถาม  “เงินทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกิจที่ได้รับมอบหมายแล้ว ผู้เบิกเงินทดรองจ่ายได้นำใบเสร็จหรือเอกสารการจ่ายเงินมาคืนหรือไม่  และเงินที่จ่ายออกไปถูกต้องตรงกับวัตถุประสงค์ที่มอบหมายไปเพียงใด

7. ตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ

เอกสารประกอบเมื่อขออนุมัติทำเช็คจ่าย

 1. ใบสำคัญจ่าย

2. ใบเบิกเงินสดย่อย

3. ใบสรุปเบิกเงินสดย่อย

4. เอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี  บิลเงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น

5. นำเอกสาร ข้อ 1-4  ไปบันทึกบัญชี  ทำเช็ค  ลงนามอนุมัติ  จ่ายเช็ค แล้วเก็บเข้าแฟ้ม

วิธีการบันทึกบัญชี

สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิ๊ก!!


บทความโดย : http://www.isstep.com

 2258
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

3 รายการสำคัญที่ต้องมี เพื่อความสมบูรณ์ของบัญชี ผู้จัดทำบัญชีทุกประเภทต้องปฏิบัติตามประกาศกรมทะเบียนการค้า โดยประเด็นสำคัญที่มองข้ามไม่ได้ คือเรื่องของ “ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี” แบ่งตามประเภทบัญชี ดังนี้
ปัจจุบันนี้ผู้คนจำนวนมากเลือกหันหลังให้กับการทำงานเป็นมนุษย์เงินเดือนหรือมนุษย์ออฟฟิศแล้วเปลี่ยนมาทำธุรกิจจดทะเบียนบริษัทเป็นของตัวเองเพราะต้องการเป็นนายตัวเองและอยากมีรายได้เพิ่มขึ้นจากการเป็นเจ้าของธุรกิจ จึงจะเห็นว่าเจ้าของธุรกิจหลายคนไม่ได้เป็นคนที่มีความรู้พื้นฐานในการทำธุรกิจตั้งแต่แรก แต่หันมาเริ่มต้นตั้งใจและให้ความสนใจพร้อมกับมุ่งมั่นในการหาความรู้เพื่อสร้างธุรกิจของตนเองจนเรียกได้ว่าวันนี้มีธุรกิจ Start up มากมายที่มีแนวโน้มจะก้าวทันรายใหญ่ อย่างไรก็ตามในการทำธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งไม่เพียงอาศัยความรู้หรือวางแผนบริหารจัดการองค์กร วางแผนการโฆษณาหรือสร้างแบรนด์เพื่อแจ้งเกิดให้กับบริษัทหรือเพื่อเพิ่มรายได้ผลกำไรเท่านั้น ยังมีเรื่องสำคัญอย่างการจดทะเบียนธุรกิจและอีกเรื่องหนึ่งที่คนทำธุรกิจไม่สามารถมองข้ามไปได้เพราะนับว่าเป็นผลต่อการทำธุรกิจในระยะยาว กล่าวคือต้องรู้เพื่อไม่ให้พลาดและเป็นการทำตามกฎหมายที่ได้กำหนดนั่นคือการยื่นหนังสือบริคณห์สนธิ เอกสารสำคัญที่แสดงให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ในการก่อตั้งบริษัทหรือธุรกิจนั้น ๆ ทั้งนี้ยังถือว่าเป็นการสร้างความไว้วางใจให้กับคู่ค้าหรือสร้างความน่าเชื่อถือได้อีกระดับ มาดูกันว่า“หนังสือบริคณห์สนธิ”คืออะไรมาทำความเข้าใจง่าย ๆ ในบทความนี้กันได้เลย
แฟ้มเอกสารทางบัญชี คือ แฟ้มสำหรับเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับงานบัญชี ซึ่งมีความจำเป็นต่อกิจการเป็นอย่างมาก นักบัญชีมักจะต้องข้องเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้อยู่เสมอ
หากความสำคัญของงบดุล (Balance Sheet) คือแผนผังแสดงโครงสร้างหลักของกิจการ เพราะเป็นรายงานที่บ่งบอกถึงสภาพความมั่นคงเชิงเปรียบเทียบระหว่างสภาพสินทรัพย์และหนี้สิน งบกำไร/ขาดทุน (Income Statement) ก็คงเปรียบได้กับแผนผังเส้นเลือดของกิจการ เนื่องจากแสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานของกิจการทั้งหมดพร้อมแสดงออกมาในรูปกำไรหรือขาดทุนเพื่อบ่งบอกการเติบโตของกิจการ ซึ่งเป็นอีกรายงานทางการเงินที่สำคัญและมีประโยชน์อย่างมาก
ความสำเร็จในการทำธุรกิจออนไลน์หรือธุรกิจทุกประเภทเกิดจากองค์ประกอบหลายส่วน การจัดวางระบบการเงินและการบัญชีเป็นส่วนที่มีความสำคัญเป็นอันดับแรก เพราะนอกจากจะทำให้เราทราบสถานะของกิจการว่ามีผลกำไรขาดทุนหรือไม่อย่างไร การจัดทำบัญชีและการเงินยังช่วยให้เราทราบข้อมูลของกิจการ เช่น ทราบจำนวนทรัพย์สิน หนี้สิน

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์