ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยจะเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้เป็นระบบมาตรฐานเดียวกัน ทั้งระบบจัดซื้อ ระบบบัญชี ระบบการบริหาร และระบบการจัดการบุคคล มีจุดประสงค์เพื่อให้มีการบริหารและใช้ทรัพยากรร่วมกันภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

คณะกรรมการกำหนดแนวปฏิบัติทางการบัญชีและมาตรฐานการบัญชีสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ของสมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทยร่วมกับหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ ได้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากระทรวงพาณิชย์ สถาบันพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (ISMED) และสมาคมอุตสาหกรรมซอฟท์แวร์ไทยได้ร่วมกันเผยแพร่ระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดย่อมโดยเน้นไปที่ธุรกิจที่มีขนาดเล็กมาก หรือ ธุรกิจขนาดจิ๋ว

การบัญชีมีคำนิยามต่างๆ กันตามความนิยม แต่ที่ใช้กันมาก ได้แก่คำนิยามของสมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของประเทศ สหรัฐอเมริกา ซึ่งกล่าวไว้ว่า การบัญชีหมายความถึง การจดบันทึก การจำแนก การสรุปผลละการรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับการเงิน โดยใช้หน่วยเป็นเงินตรารวมทั้งการแปลความหมายของผลการปฏิบัติดังกล่าวด้วย จะเห็นได้ว่าในกระบวนการทำบัญชีนั้น จะต้องเริ่มด้วยการรวบรวมเอกสารหลักฐานของเหตุการณ์ทางการเงินของธุรกิจหรือ เรียกอีกอย่างว่ารายการค้าเพื่อนำมาจดบันทึก เรียงตามลำดับก่อนหลังในสมุดรายวัน แล้วจึงนำมาจำแนกแยกประเภทของรายการค้าในสมุดแยกประเภท จากนั้นทุกรอบระยะเวลา ตามแต่ที่เราต้องการ เช่นทุกเดือน หรือทุกไตรมาส หรือทุกปี ก็จะมาทำการสรุปผลสิ่งที่บันทึกแยกประเภทไว้แล้วนี้ออกมาเพื่อ แสดงฐานะทางการเงิน(งบดุล) ผลการดำเนินงาน (งบกำไรขาดทุน) และผลการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน (งบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน) ซึ่งงบที่แสดงผลสรุปนี้เรียกรวมว่า งบการเงิน และงบการเงินที่ได้มาก็จะนำมาแปล ความหมายในรูปของการวิเคราะห์งบการเงินต่อไป

มีผู้ประกอบการหลายท่านที่ทำเอกสารต่างๆเอง ยื่นภาษีเอง มีความรู้ทางด้านภาษีเป็นอย่างดี และไม่อยากเสียเงินจ้างนักบัญชี และก็มีคำถามมาตลอดว่าสามารถทำบัญชีเองได้รึป่าว วันนี้แอดเลยสรุปให้ง่ายๆฉบับนักบัญชียุคใหม่

ทุกธุรกิจจะต้องจัดทำบัญชีขึ้นมาเพื่อนำไปยื่นเสียภาษี ยื่นกู้เงิน และเพื่อเป็นการตรวจสอบรายการรายรับรายจ่ายให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด เนื่องจากการทำบัญชีเดียวทำให้สรรพากรสามารถตรวจสอบบัญชีได้ง่ายกว่าและเป็นการทำบัญชีที่สุจริตที่ใคร ๆ ก็สามารถเห็นที่มาการเข้าออกของเงินได้อย่างสุจริต และไม่เป็นการจงใจหลีกเลี่ยงภาษี

สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องทำในการจัดระบบบัญชีเพื่อการจัดการ คือการเลือกหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเรามาใช้ เพื่อความมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดคนและประหยัดเวลา การเลือกโปรแกรมบัญชี ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจพอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิดความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือจนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชีมีดังนี้

ระบบบัญชีด้านการ ขายสินค้า โดยเริ่มจากการทำใบเสนอราคา เมื่อลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อกลับมา ให้บันทึกการสั่งจองเพื่อทำการจองสินค้าไว้หลังจากนั้นจะจัดทำใบสั่งขายและ อ้างอิงไปทำการขายสดหรือขายเชื่อต่อไป หากมีการรับเงินมัดจำจากลูกค้าสามารถบันทึกข้อมูล เพื่อนำเงินมัดจำมาหักลดยอดเมื่อทำการขายหรือรับชำระต่อไป นอกจากนี้ระบบยังรองรับในกรณีที่ขายแล้วรับคืนลดหนี้หรือเพิ่มหนี้อีกด้วย