การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี

การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี


บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับภาษีสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น


การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้

ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่งเช่น ที่โรงงานยาสูบ และองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุด และการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้ง และต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัด เพียงไม่กี่วันหลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมาย และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย

ในการค้าขายนั้น อาจถือได้ว่า ใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าช่วยให้การทำงานด้านนี้สะดวก ถูกต้อง สิ้นเปลืองเวลาและพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้น เพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้า วิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไป การวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าวมีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงาน และเวลามากมาย ใบกำกับสินค้าซึ่งพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์

ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ต้องระบุว่า ส่งสินค้าอะไร ไปให้ลูกค้ารายใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วย การทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่ อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่ อย่างไร ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า

ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า นอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขาย ซึ่งลดราคามากเกินไป จนทำให้ได้กำไนน้อย หรือขาดทุน

การทำบัญชีลูกหนี้ จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่า ในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมากแล้วเท่าใด ได้ทราบสถานะของธุรกิจว่า มีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนาน ก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป



ทความโดย : kanchanapisek.or.th
 860
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

ในวงการวิชาชีพบัญชี ประเด็นที่ค่อนข้างสำคัญต่อการเปลี่ยนผ่านและเปลี่ยนแปลง เนื่องจากด้านเทคโนโลยีในวงการวิชาชีพบัญชียังคงพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง นับวันยิ่งเป็นไปอย่างก้าวกระโดด ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้ก็ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลอย่างเห็นได้ชัดอย่างใน ปี 2020 แนวโน้มจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง นักบัญชีจะต้องเตรียมความพร้อมและรับมืออย่างไร
มีค่าใช้จ่ายตัวไหนบ้างที่มีสิทธิหักภาษีได้เพิ่มในแบบ ภ.ง.ด.50 สำหรับยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล เพื่อให้ผู้ประกอบการเสียภาษีประจำปีน้อยลงบ้าง ลองไปสำรวจกันสักนิดในบทความนี้ค่ะ
ผู้มีหน้าที่เสียภาษีจากกำไรสุทธิ ต้องคำนวณกำไรสุทธิ จากรายได้จากกิจการ หรือเนื่องจาก กิจการที่กระทำในรอบระยะเวลาบัญชี หักด้วยรายจ่ายตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในมาตรา65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี ซึ่งประมวลรัษฎากรได้กำหนดรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งๆ ไว้ดังนี้ 
ส่วนลด (Discount) หมายถึง จำนวนเงินที่ผู้ขายยอมลดให้กับผู้ซื้อ ซึ่งถือเป็นกลยุทธ์ทางการตลาดของผู้ขาย ในการจูงใจให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้า หรือจูงใจให้ผู้ซื้อสินค้าปริมาณมาก หรือเพื่อจูงใจให้ลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อมาชำระหนี้เร็วขึ้นในการดำเนินธุรกิจซื้อ-ขายสินค้านั้น มักจะให้ส่วนลดแก่ผู้ซื้อใน 2 ลักษณะคือ
ภ.พ.36 คือ แบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามประมวลรัษฎากร ใช้เมื่อได้จ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือค่าบริการ ให้แก่ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักร ฯ
ภ.ง.ด.50 และ ภ.พ.30 เป็นการรับรู้รายได้ที่แตกต่างกัน โดยส่วนมากตาม ภ.ง.ด.50 หรือ ภาษีเงินได้นิติบุคคล (CIT: Corporate Income Tax) จะรับรู้รายได้ตามเกณฑ์คงค้าง ส่วนภ.พ. 30 (VAT) เป็นการรับรู้รายได้ตาม Tax Point ที่เกิดขึ้น ซึ่งเป็นไปตามหลักการรับรู้ของภาษีมูลค่าเพิ่ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ และประเภทรายได้ที่เกิดขึ้นด้วยตามตัวอย่างที่แสดงให้ดูในตารางสรุปด้านล่าง ดังนี้

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์