ระบบบริหารงานขาย

หลังจากที่ผู้ใช้งานได้มีการสร้างข้อมูลสินค้าเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว และพบว่าสินค้าเหล่านั้นมีจำนวนคงเหลือและต้นทุนสินค้าเท่ากับศูนย์ ฉะนั้นผู้ใช้งานจะต้องมีการเพิ่ม – ลดจำนวนสินค้าคงเหลือและต้นทุนเข้าสู่ระบบด้วยทุกครั้ง

การยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้าภายหลังจากที่ลูกค้าทำเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order) มาให้ทางบริษัทแล้ว เอกสารใบสั่งขายจะต้องมีข้อมูลสำคัญที่ต้องคำนึงถึง ได้แก่ ข้อมูลของลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลการขายและเงื่อนไขการชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ซึ่งผู้ใช้สามารถอ้างอิงเอกสารใบสั่งขายไปที่เมนูขายเชื่อ หรือขายสดได้ทันที ในกรณีที่ลูกค้าได้รับสินค้า หรือจ่ายชำระเรียบร้อยแล้ว

การรับเงินมัดจำค่าสินค้าล่วงหน้าจากลูกค้า สำหรับสินค้าที่ได้สั่งซื้อกับกิจการซึ่งรายการเงินมัดจำล่วงหน้านี้ สามารถนำไปใช้ตัดยอดรายการขายสินค้า หรือใช้ตัดยอดรายการรับชำระหนี้ค่าสินค้าก็ได้ เพื่อเป็นการลดจำนวนเงินค่าสินค้าที่ลูกค้าจะต้องจ่ายชำระค่าสินค้าที่ซื้อไป โดยการตัดยอดชำระดังกล่าวนั้นสามารถนำรายการรับเงินมัดจำไปตัดยอดเต็มจำนวนหรือบางส่วนก็ได้

การขายสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า โดยที่ยังไม่ได้รับชำระในทันที ซึ่งต้องมีการตั้งเป็นลูกหนี้การค้า และต้องทำรายการรับชำระหนี้เมื่อครบกำหนดชำระตามระยะเวลาเครดิตที่ให้ไว้กับลูกหนี้การค้า

การออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ในกรณีที่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าหรือบริการโดยชำระเงินทันที ซึ่งสามารถรับชำระเงินได้ทั้งรูปแบบเงินสด, เช็ค/บัตรเครดิต หรือเงินโอน และระบบจะทำการตัดสต็อกสินค้าให้อัตโนมัติ

กิจการได้จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้วพบว่าสินค้าที่ได้รับนั้นชำรุดเสียหายระหว่างขนส่ง หรือในกรณีที่สินค้าไม่ถูกต้องตามที่ลูกค้าสั่งซื้อ ซึ่งการบันทึกเอกสารรับคืน, ลดหนี้มีรูปแบบการบันทึกเอกสารทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ รับคืนสินค้า และลดหนี้มูลค่า

กิจการได้จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้วพบว่าสินค้าที่ได้รับนั้นชำรุดเสียหายระหว่างขนส่ง, กรณีที่สินค้าไม่ถูกต้องตามที่ลูกค้าสั่งซื้อ หรือแจ้งยอดราคาสินค้าไม่ถูกต้อง ซึ่งกิจการไม่ได้รับสินค้าคืนและได้ทำงานคืนเงินให้กับลูกค้าทันที

กิจการได้จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้วพบว่าสินค้าที่ได้รับนั้นเกินจำนวนสั่งซื้อและลูกค้าไม่ประสงค์จะส่งสินค้าคืน โดยลูกค้าแจ้งให้ทางกิจการจัดทำเอกสารเพิ่มหนี้ หรือในกรณีที่กิจการแจ้งยอดราคาสินค้าไม่ครบ ซึ่งกิจการต้องการแจ้งยอดราคาสินค้าเพิ่มเติมให้เป็นยอดที่ถูกต้อง โดยการบันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ลูกหนี้มีรูปแบบการบันทึกเอกสารทั้งหมด 2 รูปแบบ ได้แก่ ส่งสินค้า และเพิ่มหนี้มูลค่า

การนำเสนอรายการสินค้าของกิจการ ที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า พร้อมแจ้งราคาสินค้า และเงื่อนไขในการให้บริการต่างๆ เพื่อให้ลูกค้ารู้ถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นจากการซื้อสินค้า หรือบริการในครั้งนั้นๆ เอกสารใบเสนอราคาจะต้องมีข้อมูลสำคัญที่ต้องคำนึงถึง ได้แก่ ข้อมูลของลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลการขายและเงื่อนไขการชำระเงิน และข้อมูลอื่นๆ ซึ่งผู้ใช้สามารถอ้างอิงเอกสารใบเสนอราคาไปที่เมนูใบสั่งขายได้ทันที ในกรณีที่ลูกค้าตกลงที่จะสั่งซื้อสินค้า

การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นสิ่งสำคัญที่กิจการต้องคอยตรวจนับสินค้า เพราะสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าอาจมีจำนวนที่มากหรือน้อยกว่าในระบบ ดังนั้นกิจการควรให้ความสนใจและจัดให้มีวิธีการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือที่ดี และวิธีการควบคุมภายในวิธีหนึ่งที่สำคัญก็คือการตรวจนับสินค้าคงเหลือ เพราะเป็นวิธีที่ทำให้กิจการทราบว่าสินค้าคงเหลือมีอยู่จริง และจำนวนถูกต้องตรงกับระบบ

การบันทึกรายละเอียดรายได้อื่นๆ ที่ไม่เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ แต่เป็นรายได้ที่ได้รับมา เนื่องจากการประกอบกิจการซึ่งเป็นผลพลอยได้จากการดำเนินงาน เช่น รายได้จากการขายสินทรัพย์ประเภทที่ดิน, อาคาร หรือรายได้รับจ้างทำของ เป็นต้น โดยยังไม่ได้มีการรับชำระรายได้ดังกล่าว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถอ้างอิงเอกสารตั้งลูกหนี้อื่นๆ ไปยังเอกสารใบวางบิล, เอกสารใบเสร็จ (ก่อนรับเงิน) และเอกสารรับชำระหนี้ได้ทันที

การบันทึกรายละเอียดรายได้อื่นๆ ที่ไม่เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ แต่เป็นรายได้ที่ได้รับมา เนื่องจากการประกอบกิจการซึ่งเป็นผลพลอยได้จากการดำเนินงาน เช่น รายได้จากการขายสินทรัพย์ประเภทที่ดิน, อาคาร หรือรายได้รับจ้างทำของ เป็นต้น โดยยังไม่ได้มีการรับชำระรายได้ดังกล่าว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถอ้างอิงเอกสารตั้งลูกหนี้อื่นๆ ไปยังเอกสารใบวางบิล, เอกสารใบเสร็จ (ก่อนรับเงิน) และเอกสารรับชำระหนี้ได้ทันที

การบันทึกรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่รอจ่ายชำระ เช่น ค่าสินค้า, ค่าบริการ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อม และให้ทราบถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ซึ่งผู้ใช้งานสามารถอ้างอิงเอกสารเตรียมจ่ายชำระ ไปบันทึกเอกสารจ่ายชำระหนี้ได้ทันที

การบันทึกรายละเอียดการจ่ายชำระค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นค่าซื้อสินค้า, ค่าบริการ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ โดยผู้ขายจะส่งเอกสารใบเสร็จรับเงินมาให้กับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ซื้อจะต้องนำเอกสารดังกล่าวมาบันทึกเก็บไว้เป็นหลักฐานการจ่ายชำระ