รายการปรับปรุงบัญชีที่มักหลงลืม มีอะไรบ้าง? ป้องกันได้อย่างไร?

รายการปรับปรุงบัญชีที่มักหลงลืม มีอะไรบ้าง? ป้องกันได้อย่างไร?



ณ วันสิ้นงวดบัญชี สิ่งหนึ่งที่สำคัญที่นักบัญชีต้องทำก่อนการจัดทำงบการเงิน คือ ปิดบัญชี ปรับปรุงรายการบัญชี และแก้ไขข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีต่างๆ เพื่อให้การจัดทำงบการเงินถูกต้องตรงตามความเป็นจริงมากที่สุด


ซึ่งแน่นอนว่า ในการปรับปรุงปิดบัญชี ณ วันสิ้นงวด จะมีรายการที่เคยรับรู้ในระหว่างงวดมาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงให้ถูกต้องตอนสิ้นปี หรือบางรายการที่ไม่เคยรับรู้มาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์คงค้าง

ในการปรับปรุงรายการบันทึกบัญชี มีโอกาสที่นักบัญชีจะปรับปรุงรายการได้ไม่ครบถ้วน ในบทความนี้เรารวบรวมรายการที่มักลืมปรับปรุงตอนปิดบัญชีบ่อยๆ มาให้เพื่อนๆ สำรวจตัวเองกันค่ะ

1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย​ 
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ รายการค่าใช้จ่ายที่เราได้ใช้ประโยชน์ไปแล้ว แต่ Supplier อาจจะยังไม่ส่งใบแจ้งหนี้มาเรียกเก็บ รายการนี้มักเป็นรายการที่หลงลืมบันทึกบัญชี เพราะมีความเกี่ยวข้องกับหลาย ๆ คน หลายๆ แผนก ยกตัวอย่าง เช่น แผนกขาย อาจมีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่เกิดจากรายการค่าโฆษณาในเดือน ธ.ค. แล้วถ้าแผนกขายไม่แจ้งแผนกบัญชีเพื่อตั้งค้างจ่าย รายการนี้ก็อาจจะถูกลืมปรับปรุงไปจนกระทั่งได้รับ Invoice และมาจ่ายเงินจริงในปีถัดมา
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย สามารถทำได้ดังนี้ คือ
  • จัดให้มีระบบจัดซื้อ เพื่อที่จะตรวจสอบได้ว่า ณ สิ้นปีมีรายการสั่งซื้อรายการใดบ้าง ที่ได้รับสินค้าหรือบริหารแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
  • ให้พนักงานแต่ละแผนกสำรวจรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ได้รับใบเสนอราคาแล้วและรับสินค้าหรือบริการแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
  • วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแต่ละบัญชีตามแต่ละเดือนที่เกิดรายการ
  • วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของปีก่อนที่บันทึกไว้ว่าปีนี้บันทึก
2. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ    
ข้อนี้เป็นการรับรู้รายการสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี ที่ว่า สินค้าคงเหลือ ณ ปลายงวดต้องแสดงที่ราคาทุนหรือราคาสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่อะไรจะต่ำกว่า ซึ่งส่วนมากการปรับปรุงจะเกิดกับสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย หรือหมุนเวียนช้า ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ

  • ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานด้วย
  • ทำ Inventory Aging เพื่อวิเคราะห์ดูว่ารายการสินค้ารายการไหนที่คงค้างอยู่นานและมีแนวโน้มต้องตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่า
  • สอบถามฝ่ายขายสำหรับสินค้าที่คิดว่าน่าจะขายไม่ได้หรือราคาที่คาดว่าจะขายได้ลดลงมาก
  • วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินค้าเปรียบเทียบกับปีก่อนว่าสินค้าตัวเดียวกันมีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง
3. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน    
ไม่ใช่แค่สินค้าคงเหลือที่ต้องสำรวจเรื่องการลดมูลค่าอยู่เป็นประจำตอนปิดบัญชี แต่สินทรัพ์ถาวร อย่างเครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ รวมไปถึงพวกสินทรัพย์ไม่มีตัวตนต่างๆ เช่น Software ที่ใช้งานอยู่ เราเองจะต้องสำรวจการด้อยค่าของสินทรัพย์เหล่านี้ด้วย ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการการค่าเผื่อลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

  • ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานของสินทรัพย์ด้วย
  • สอบถามฝ่ายผลิตและวิศวกรสำหรับเครื่องจักรที่คิดว่าจะไม่ได้ใช้แล้ว หรือเครื่องจักรที่ล้าสมัย หรือชำรุด
  • วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเปรียบเทียบกับปีก่อนว่ารายการเดียวกัน มีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง
  • สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น ซอฟต์แวร์ โปรแกรม หรือแอพลิเคชันต่าง ๆ ต้องทดสอบการใช้งานและจำนวนคนที่มาใช้งาน
4. ประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน    
รายการนี้ต้องระวังเป็นอย่างมาก เนื่องจาก หากลืมประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานจะถือว่าผิดกฎหมาย พรบ. คุ้มครองแรงงานเลย เนื่องจากบริษัทมีหน้าที่ต้องจ่ายชำระเงินชดเชย เนื่องจากการให้ออกจากงาน หรือพนักงานเกษียณอายุ ตามระยะเวลาทำงานที่กฎหมายกำหนด วิธีป้องกันการลืมปรับปรุงรายการประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานนี้ตอนสิ้นงวด ก็คือ

  • ให้แผนกบุคคลสำรวจจำนวนพนักงานและจำนวนพนักงานใกล้เกษียณ
  • ดูอัตราการหมุนเวียนของพนักงานว่าหมุนเวียนเข้าออกสูงไหม
  • ถ้าเป็นกิจการขนาดใหญ่ พนักงานหลายคน อาจจะต้องปรึกษานักคณิตศาสตร์ประกันภัย ซึ่งจะคำนวณว่าจริง ๆ แล้วหนี้สินผลประโยชน์พนักงานที่อาจจะเกิดขึ้นมีเท่าไร และกิจการควรจะบันทึก ณ จำนวนเท่าใด

การหลงลืมเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน Check-List การป้องกันการหลงลืมจึงเป็นสิ่งที่ควรทำเพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเกิดขึ้น รายการปรับปรุงตอนปิดบัญชีและวิธีป้องกันการหลงลืม ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเพียงตัวอย่างส่วนหนึ่งเท่านั้น ในการปฏิบัติงานจริง อาจมีหลากหลายรายการที่นักบัญชีต้องปรับปรุงในทุกๆวันสิ้นงวดบัญชี ความละเอียดรอบคอบ และความระมัดระวัง จึงเป็นสิ่งที่นักบัญชีอย่างเราๆ พึงมี  


ที่มา : https://thaicpdathome.com/article/detail/126/Closing-entry-most-forget
 1753
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

ในอดีตที่ผ่านมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านวัตถุและเทคโนโลยียังไม่มากนัก จึงทำให้การทำงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแรงงานมนุษย์ ต่อมามนุษย์ได้มีการพัฒนาก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมอย่างมากมาย และเกิดความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ นอกจากนั้นยังเกิดการขยายตัวขององค์กรต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน...
นอกจากใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสด ที่ใช้เป็นหลักฐานว่าได้จ่ายเงินให้กับผู้ขายแล้วนั้น ยังมีเอกสารอื่นที่ใช้ได้ก็คือ ใบสำคัญรับเงินและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนั่นเอง
แม้ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก จะมีหน้าที่บอกกรมสรรพากรว่าบริษัทมีพนักงานกี่คนแต่ละคนได้เงินเดือนเท่าไหร่และเสียภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปเท่าไหร่แต่ก็มีความแตกต่างในการกรอกรายละเอียดและช่วงเวลาในการนำส่ง กล่าวคือ
เอกสารประกอบการบันทึกค่าใช้จ่ายแบบไหนที่ไม่สามารถใช้ได้
คำว่า audit คืออะไร ในบางมุมคนอาจแทนความหมายของ audit เป็นอาชีพ ซึ่งหมายถึงอาชีพผู้ตรวจสอบบัญชี ซึ่งอาชีพ audit นั้นสามารถแบ่งได้ออกเป็นหลายประเภท หรือในบางมุมหากมองว่า audit คือการกระทำ คำว่า audit จะมีความหมายว่า การตรวจสอบซึ่งก็สามารถแบ่งได้ออกเป็นอีกหลายประเภทเช่น
“ภาษี” เป็นรายจ่ายตัวหนึ่งที่สำคัญมากแล้วทุกคนต้องจ่าย นั่นก็คือ รายจ่ายเรื่อง “ภาษี” แต่ก็อย่างที่เรารู้กันว่าภาษีเป็นเรื่องที่ทุกคนยังไงก็ต้องจ่าย ไม่ว่าจะเป็นทางตรงอย่างช่วงต้นปีของทุกปีเราก็ต้องรายงานกับสรรพากรว่าเรามีรายได้เท่าไหร่ ต้องเสียภาษีเท่าไหร่ ถ้าใครจ่ายเกินไปก็ขอคืนได้ ถ้าใครจ่ายภาษีขาดไปก็จ่ายเพิ่ม หรือจะเป็นภาษีทางอ้อมที่บางครั้งก็จ่ายแบบไม่รู้ตัว เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่เวลาเราไปกินข้าวตามร้านค้าต่างๆแล้วมักจะมีตัวนี้แฝงมาด้วย

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์